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Afiliado trabajador dependiente

Trabajadores dependientes que son afiliados por las empresas en las cuales laboran.

Para la afiliación de trabajadores, no basta con que el empleador realice el pago de aportes a la Caja de Compensación Familiar a la que se encuentra afiliado.

Conforme el vínculo laboral existente, se requiere el trámite ante la Caja de Compensación Familiar, en el mismo momento en que se celebre el contrato.

Los siguientes requisitos, también aplican para los afiliados que laboran por días, entendiéndose estos como aquellos que trabajan periodos inferiores a 30 días en el mes y por quienes no se realizan aportes al Sistema General de Salud, por encontrarse vinculados al Régimen Subsidiado en salud o como beneficiario del régimen contributivo. Los aportes  deberán efectuarse según el número de días laborados por el trabajador.

Requisitos para afiliarte

Los documentos solicitados deben tener, como máximo, 2 meses desde su fecha de expedición.

Es deber y obligación legal del trabajador y su empleador reportar correcta y oportunamente todos los hechos o circunstancias tales como nacimientos, muertes, custodias, pensiones, incapacidades, licencias, ingresos al mercado laboral, etc… a más tardar al mes siguiente de ocurridas, toda vez que las mencionadas situaciones afectan de forma directa el reconocimiento, cuantía y pago de los subsidios o beneficios entregados por parte de esta caja de compensación familiar en favor del trabajador o sus personas a cargo, toda vez que no se cumpliría con la condición normativa de la dependencia económica de la persona a cargo respecto al trabajador.

  • Formulario de afiliación ya sea físico, digital o electrónico.
  • Copia del documento de identidad del trabajador o el documento válido de identificación para extranjeros.
  • Formulario afiliación cónyuge o compañero permanente, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
  • Copia del documento de identidad del cónyuge o documento válido de identificación para extranjeros.
  • Registro civil de matrimonio, partida de matrimonio o Formato de Declaración Juramentada expedido por el Ministerio del Trabajo, para el(a) compañero(a) permanente, la cual puede descargar el siguiente enlace: Declaración de conveniencia y dependencia económica.
  • Para retirar a la persona que tiene relacionada como cónyuge o compañera(o) permanente se debe anexar documento en la que conste cesación de efectos civiles del matrimonio o liquidación de la sociedad conyugal o unión marital de hecho y si fuese unión libre, puede diligenciar el siguiente formato: Declaración de la terminación de la unión marital de hecho.

Precisiones a tener en cuenta:

  • Si el trabajador es casado, debe adjuntar el registro civil de matrimonio.
  • Si el trabajador es soltero, y quiere afiliar al compañero (a) permanente, debe diligenciar la declaración de Convivencia y Dependencia Económica para Afiliación del Compañero(a) permanente y/o los hijastros que se encuentra al respaldo del formulario de afiliación en donde conste la sociedad de hecho.
  • Si el trabajador es separado, para afiliar al cónyuge actual o al compañero (a) permanente debe adjuntar documento en donde conste la unión marital de hecho.
  • Si el trabajador vivía en unión libre, para afiliar al compañero (a) actual, debe diligenciar la declaración de la terminación de la unión marital de hecho compañero(a) permanente, donde consta que ya no conviven.
  • Formulario de Afiliación,  ya sea en documento físico, digital o electrónico.
  • Registro Civil nacimiento con el nombre de los padres.
  • Documento de identificación válidos según la edad:
    – Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
    – Fotocopia de la cédula de los hijos a partir de los 18 años.
    – En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado.
  • Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
  • Formulario de Afiliación: ya sea en documento físico, digital o electrónico.
  • Registro civil (Fotocopia legible del Registro Civil de nacimiento con el nombre de los padres.)
  • Documento de identificación válidos según la edad:
    – Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
    – Fotocopia de la Cédula de los hijos a partir de los 18 años.
    – En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado.
  • Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
  • Certificado de la Entidad Promotora de Salud -EPS que acredite el grupo familiar unificado o fotocopia de documento expedido por la autoridad competente donde se evidencie que la custodia del menor esta a cargo del padre o madre que lo aporta al hogar o en caso que el padre o madre biológico haya fallecido anexar registro civil de defunción.
  • Declaración en el que conste que el padre o madre biológico (a) no convive con el beneficiario, no recibe subsidio familiar en dinero por este y no se encuentra afiliado a otra Caja de Compensación Familiar.

Precisiones a tener en cuenta:

  • Para la afiliación de hijastros, el cónyuge debe estar afiliado en el grupo familiar del trabajador. Para que el trabajador pueda recibir subsidio por el (los) hijastro (s), el padre o madre biológico (a) no puede recibir subsidio por el (los) mismo (s).
  • Formulario de Afiliación, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
  • Registro Civil de nacimiento del afiliado y del hermano(a).
  • Registro de Civil defunción del padre y madre.
  • Documento de identificación válidos según la edad:
    – Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
    – Fotocopia de la cédula de los hijos a partir de los 18 años.
    – En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado.
  • Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
  • Formato de declaración juramentada expedido por el Ministerio del Trabajo donde conste la dependencia económica o el formato. Consulta aquí el formato de dependencia económica: Declaración de conveniencia y dependencia económica.
  • Formulario de Afiliación, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
  • Fotocopia del documento de identidad del padre y/o madre o el documento válido de identificación para extranjeros.
  • Registro Civil de Nacimiento del trabajador.
  • Certificado de EPS donde conste el tipo de afiliación como beneficiario del trabajador.
  • Si el padre o la madre se encuentra afiliado al Régimen Subsidiado en Salud puede ser beneficiario del trabajador y recibir cuota monetaria.
  • Formato de Declaración Juramentada del Ministerio del Trabajo donde se evidencie la dependencia económica y se declare que el padre y/o madre no recibe pensión, salario, ni renta. Consulta aquí el Formato de dependencia económica.

Precisiones a tener en cuenta:

  • Se puede afiliar al padre y a la madre siempre y cuando ninguno de los dos (2) reciba pensión, renta o salario.
  • El padre o la madre a afiliar, no deben ser cotizantes al régimen de salud.

NOTA: Si los padres del trabajador se encuentran separados o divorciados, se debe anexar documento en la que conste cesación de efectos civiles del matrimonio o liquidación de la sociedad conyugal o unión marital de hecho.

  • Formulario de Afiliación, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
  • Registro Civil de nacimiento del beneficiario.
  • Documento de identificación válidos según la edad:
    – Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
    – Fotocopia de la cédula de los hijos a partir de los 18 años.
    – En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado.
  • Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
  • Documento de custodia (La custodia debe estar a cargo del trabajador que solicita la afiliación y debe ser expedida por la correspondiente autoridad competente, ya sea ICBF, notarios, centros de conciliación debidamente autorizados, defensoría del pueblo, personería, jueces de paz, juzgado de familia, juez civil o promiscuo municipal y, en ausencia de estos, el inspector de policía”.

Adicional a los documentos requeridos para cada una de las modalidades de afiliación, el trabajador deberá acreditar la discapacidad. La acreditación puede ser expedida por las IPS’s autorizadas por las Secretarías de Salud o las entidades que hagan sus veces, las Juntas Regionales de Calificación y/o las Administradoras de Riesgos Laborales, o cualquier otro que para ello autorice el Ministerio de Salud y Protección Social de acuerdo con la reglamentación que para ello emita.

Consideración a tener en cuenta:

  • Recibirán doble beneficio del subsidio cuota monetaria sin límite de edad.

Para mayor información consulta el procedimiento establecido para la acreditación de la discapacidad aquí.

 

Servicios a los que tienes derecho, siempre y cuando se cumplan las condiciones de Ley y las políticas de la Caja :

  • Subsidio en dinero – cuota monetaria
  • Subsidio en especie
  • Subsidios en servicios

Trabajadores dependientes en calidad de veteranos

Veteranos son todos los miembros de la Fuerza Pública con asignación de retiro, pensionados por invalidez y quienes osten­ten la distinción de reservista de honor.

También son veteranos todos aquellos que hayan participado en nombre de la República de Colombia en conflictos internacionales. Así como, aquellos miembros de la Fuerza Pública que sean víctimas en los térmi­nos del artículo 3° de la Ley 1448 de 2011, por hechos ocurridos en servicio activo y en razón en ocasión del mismo. 

“Los trabajadores afiliados mediante este mecanismo tendrán derecho a los servicios sociales referentes a recreación, turismo social y capacitación otorgada por parte de las Cajas de Compensación Familiar durante los años que aplica dicho beneficio. A partir del cuarto año de afiliación, gozarán de la plenitud de los servicios del sistema”.

Requisitos para la afiliación

Deberán anexar los documentos de afiliación generales y adicionalmente los siguientes:

Manifestación por parte del empleador donde indique:

  • Que se incrementó el número de trabajadores con relación a los que tenía con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
  • Que se incrementó el valor de la nómina, con relación al que tenía con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
  • Copia de la PILA del mes de diciembre del año inmediatamente anterior y la del mes en la que se va a hacer la nueva vinculación. Las Cajas de Compensación Familiar podrán validar esta información en las bases de datos dispuestas para tal fin.
  • Acreditación de la calidad de veterano, expedida por el Ministerio de Defensa o quien haga sus veces.

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