Al afiliarlos al Sistema de Compensación, no solo cumples con un requisito de ley, también le entregas a tus trabajadores mayores oportunidades, acceso a servicios y subsidios que ayudan al progreso de las familias; es un aporte al bienestar que se refleja en el mejoramiento de la calidad de vida.
Mejoremos juntos la calidad de vida de tus trabajadores
¿Cómo afiliarse?
Las solicitudes de afiliación de empresas presentadas por los empleadores deben acompañar los siguientes documentos, exigidos en el Artículo 39 del Decreto 341 de 1988:
- Diligenciar el formulario de afiliación y hacerlo llegar físico a las sedes de Confa o enviarlo a través del aplicativo Gestor de Solicitudes.
- Fotocopia del Rut con fecha de generación inferior a 30 días.
- Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la empresa
- Fotocopia de la cédula cuando se trate de persona natural.
- Relación de trabajadores y salarios. Opcional el reporte de la última PILA
- Paz y Salvo expedido por la Caja de Compensación anterior, que incluyafecha desafiliación y último periodo pagado
- Certificado de existencia y representación legal, cuando la empresa no esté inscrita en la Cámara de Comercio.
Documentos para la afiliación
Para la afiliación de trabajadores, no basta con que el empleador realice el pago de aportes a la Caja de Compensación Familiar a la que se encuentra afiliado.
Conforme el vínculo laboral existente, se requiere el trámite ante la Caja de Compensación Familiar, en el mismo momento en que se celebre el contrato.
Los siguientes requisitos, también aplican para los afiliados que laboran por días, entendiéndose estos como aquellos que trabajan periodos inferiores a 30 días en el mes y por quienes no se realizan aportes al Sistema General de Salud, por encontrarse vinculados al Régimen Subsidiado en salud o como beneficiario del régimen contributivo. Los aportes deberán efectuarse según el número de días laborados por el trabajador.
Es deber y obligación legal del trabajador y su empleador reportar correcta y oportunamente todos los hechos o circunstancias tales como nacimientos, muertes, custodias, pensiones, incapacidades, licencias, ingresos al mercado laboral, etc… a más tardar al mes siguiente de ocurridas, toda vez que las mencionadas situaciones afectan de forma directa el reconocimiento, cuantía y pago de los subsidios o beneficios entregados por parte de esta caja de compensación familiar en favor del trabajador o sus personas a cargo, toda vez que no se cumpliría con la condición normativa de la dependencia económica de la persona a cargo respecto al trabajador.
Diligenciar el formulario de afiliación y los siguientes documentos, según esté constituido tu grupo familiar.
- Formulario de afiliación ya sea físico, digital o electrónico.
- Copia del documento de identidad del trabajador o el documento válido de identificación para extranjeros.
-
- Formulario afiliación cónyuge o compañero permanente, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
- Copia del documento de identidad del cónyuge o documento válido de identificación para extranjeros.
- Registro civil de matrimonio, partida de matrimonio o Formato de Declaración Juramentada expedido por el Ministerio del Trabajo, para el(a) compañero(a) permanente, la cual puede descargar el siguiente enlace: Declaración de conveniencia y dependencia económica.
- Para retirar a la persona que tiene relacionada como cónyuge o compañera(o) permanente se debe anexar documento en la que conste cesación de efectos civiles del matrimonio o liquidación de la sociedad conyugal o unión marital de hecho y si fuese unión libre, puede diligenciar el siguiente formato: Declaración de la terminación de la unión marital de hecho.
Precisiones a tener en cuenta:
- Si el trabajador es casado, debe adjuntar el registro civil de matrimonio.
- Si el trabajador es soltero, y quiere afiliar al compañero (a) permanente, debe diligenciar la declaración de Convivencia y Dependencia Económica para Afiliación del Compañero(a) permanente y/o los hijastros que se encuentra al respaldo del formulario de afiliación en donde conste la sociedad de hecho.
- Si el trabajador es separado, para afiliar al cónyuge actual o al compañero (a) permanente debe adjuntar documento en donde conste la unión marital de hecho.
- Si el trabajador vivía en unión libre, para afiliar al compañero (a) actual, debe diligenciar la declaración de la terminación de la unión marital de hecho compañero(a) permanente, donde consta que ya no conviven.
Ningún empleador “Persona Natural” puede afiliar a su cónyuge o compañero permanente como empleado (a) suyo.
- Formulario de Afiliación, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
- Registro Civil nacimiento con el nombre de los padres.
- Documento de identificación válidos según la edad:
– Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
– Fotocopia de la cédula de los hijos a partir de los 18 años.
– En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado. - Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
- Formulario de Afiliación: ya sea en documento físico, digital o electrónico.
- Registro civil (Fotocopia legible del Registro Civil de nacimiento con el nombre de los padres.)
- Documento de identificación válidos según la edad:
– Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
– Fotocopia de la Cédula de los hijos a partir de los 18 años.
– En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado. - Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
- Certificado de la Entidad Promotora de Salud -EPS que acredite el grupo familiar unificado o fotocopia de documento expedido por la autoridad competente donde se evidencie que la custodia del menor esta a cargo del padre o madre que lo aporta al hogar o en caso que el padre o madre biológico haya fallecido anexar registro civil de defunción.
- Declaración en el que conste que el padre o madre biológico (a) no convive con el beneficiario, no recibe subsidio familiar en dinero por este y no se encuentra afiliado a otra Caja de Compensación Familiar.
Precisiones a tener en cuenta:
- Para la afiliación de hijastros, el cónyuge debe estar afiliado en el grupo familiar del trabajador. Para que el trabajador pueda recibir subsidio por el (los) hijastro (s), el padre o madre biológico (a) no puede recibir subsidio por el (los) mismo (s).
- Formulario de Afiliación, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
- Registro Civil de nacimiento del afiliado y del hermano(a).
- Registro de Civil defunción del padre y madre.
- Documento de identificación válidos según la edad:
– Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
– Fotocopia de la cédula de los hijos a partir de los 18 años.
– En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado. - Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
- Formato de declaración juramentada expedido por el Ministerio del Trabajo donde conste la dependencia económica o el formato. Consulta aquí el formato de dependencia económica: Declaración de conveniencia y dependencia económica.
- Formulario de Afiliación, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
- Fotocopia del documento de identidad del padre y/o madre o el documento válido de identificación para extranjeros.
- Registro Civil de Nacimiento del trabajador.
- Certificado de EPS donde conste el tipo de afiliación como beneficiario del trabajador.
- Si el padre o la madre se encuentra afiliado al Régimen Subsidiado en Salud puede ser beneficiario del trabajador y recibir cuota monetaria.
- Formato de Declaración Juramentada del Ministerio del Trabajo donde se evidencie la dependencia económica y se declare que el padre y/o madre no recibe pensión, salario, ni renta. Consulta aquí el Formato de dependencia económica.
Precisiones a tener en cuenta:
- Se puede afiliar al padre y a la madre siempre y cuando ninguno de los dos (2) reciba pensión, renta o salario.
- El padre o la madre a afiliar, no deben ser cotizantes al régimen de salud.
NOTA: Si los padres del trabajador se encuentran separados o divorciados, se debe anexar documento en la que conste cesación de efectos civiles del matrimonio o liquidación de la sociedad conyugal o unión marital de hecho.
- Formulario de Afiliación, ya sea en documento físico, digital o electrónico.
- Registro Civil de nacimiento del beneficiario.
- Documento de identificación válidos según la edad:
– Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años.
– Fotocopia de la cédula de los hijos a partir de los 18 años.
– En el caso de extranjeros residentes en Colombia el documento de identificación válido vigente (cédula de extranjería, PPT). En el caso de extranjeros no residentes en Colombia el documento debe estar apostillado. - Acreditación de escolaridad para los beneficiarios a partir de 12 años de edad. Si el certificado de estudio es emitido en el extranjero, debe estar apostillado.
- Documento de custodia (La custodia debe estar a cargo del trabajador que solicita la afiliación y debe ser expedida por la correspondiente autoridad competente, ya sea ICBF, notarios, centros de conciliación debidamente autorizados, defensoría del pueblo, personería, jueces de paz, juzgado de familia, juez civil o promiscuo municipal y, en ausencia de estos, el inspector de policía”.
Adicional a los documentos requeridos para cada una de las modalidades de afiliación, el trabajador deberá acreditar la discapacidad. La acreditación puede ser expedida por las IPS’s autorizadas por las Secretarías de Salud o las entidades que hagan sus veces, las Juntas Regionales de Calificación y/o las Administradoras de Riesgos Laborales, o cualquier otro que para ello autorice el Ministerio de Salud y Protección Social de acuerdo con la reglamentación que para ello emita.
Consideración a tener en cuenta:
- Recibirán doble beneficio del subsidio cuota monetaria sin límite de edad.
Para mayor información consulta el procedimiento establecido para la acreditación de la discapacidad aquí.
De acuerdo con lo establecido en las normas vigentes, si el trabajador no ha aportado las pruebas necesarias, para acreditar que tiene derecho al subsidio familiar, caduca la cuota correspondiente mes a mes, al mes subsiguiente siempre y cuando el empleador haya pagado oportunamente los aportes de ley.
Es decir, que si nos has actualizado los certificados y no se han aportado los documentos necesarios, solo se reconocerán por Ley dos meses retroactivos al momento de la presentación de certificado.
- La actualización de la escolaridad se realiza por el periodo académico (anual o semestral, según aplique).
- Si tienes nuevas personas a cargo, es necesario diligenciar el formulario y anexar los documentos de cada uno de ellos.
- Si las personas a cargo han cambiado de documento de identidad (registro civil a tarjeta de identidad o tarjeta de identidad a cédula), debes enviarlo como un anexo a través del aplicativo Gestor de Solicitudes.
Corresponde a los empleadores, realizar el reporte de novedades a través del Operador de Información (Asopagos), por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Novedades que se reportan.
La información debe ser enviada al correo [email protected]
Novedades que se informan a través del formulario de afiliación
Este formulario solo se diligencia:
- Cuando la persona se va a afiliar a la Caja por primera vez en su vida laboral.
- Cuando el trabajador se va a afiliar a la Caja por la empresa y este no ha estado afiliado durante los últimos once meses.
- Cuando la empresa va a afiliar trabajadores que laboran simultáneamente en otras empresas relacionando la información de las otras empresas donde labora.
- Cuando el trabajador va a adicionar personas a cargo.
Recuerda reportar oportunamente todas las novedades, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Si no efectúas los retiros, los trabajadores continuarán activos en Confa y en consecuencia no cesarán las obligaciones de la empresa.
Síguenos