Inicio / Empresas / Afiliaciones

Mejoremos juntos la calidad de vida de sus trabajadores

Afiliar los trabajadores al Sistema de Compensación entrega mayores oportunidades, acceso a servicios y subsidios que ayudan al progreso de las familias; es un aporte al bienestar que se refleja en el mejoramiento de la calidad de vida.

¿Cómo afiliarse?

Las solicitudes de afiliación de empresas presentadas por los empleadores deben acompañar los siguientes documentos, exigidos en el Artículo 39 del Decreto 341 de 1988:

  • Formulario de Afiliación totalmente diligenciado.
  • Fotocopia del Rut.
  • Fotocopia de la cédula cuando se trate de persona natural.
  • Fotocopia de la cédula del representante legal cuando se trate de persona jurídica.
  • Fotocopia del certificado expedido por la Cámara de Comercio cuando la persona natural está afiliando a la Caja su establecimiento de comercio y en todo caso si se trata de persona jurídica.
  • En caso de afiliación anterior a otra Caja de Compensación en el Departamento de Caldas, anexar el paz y salvo expedido por ésta.
  • Fotocopia de la última nómina o relación de los trabajadores que contenga la siguiente información: nombre, salarios y número del documento de identidad.

Documentos para la afiliación

Fotocopia de la cédula ampliada al 150%.

  • Fotocopia de la cédula del trabajador y del cónyuge ampliada al 150%.
  • Si el trabajador es casado, debe adjuntar el registro civil de matrimonio.
  • Si el trabajador es soltero, y quiere afiliar al compañero (a) permanente, debe diligenciar la declaración de Convivencia y Dependencia Económica para Afiliación del Compañero(a) permanente y/o los hijastros que se encuentra al respaldo del formulario de afiliación en donde conste la sociedad de hecho.
  • Si el trabajador es separado, para afiliar al cónyuge actual o al compañero (a) permanente debe adjuntar documento donde conste la disolución y liquidación de la sociedad conyugal anterior.
  • Si el trabajador vivía en unión libre, para afiliar al compañero (a) actual, debe diligenciar la declaración de la terminación de la unión marital de hecho (compañero (a) permanente), donde consta que ya no conviven.
  • Si el trabajador tiene varios grupos familiares (hijos con más de una persona) es necesario que diligencie un formulario por cada grupo familiar.

Ningún empleador “Persona Natural” puede afiliar a su cónyuge o compañero permanente como empleado (a) suyo.

  • Fotocopia de la cédula del trabajador y cónyuge ampliada al 150%.
  • Registro civil de nacimiento con el nombre de los padres.
  • Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años ampliada al 150%.
  • Cédula de los hijos a partir de los 18 años ampliada al 150%.

Desde los 12 años y hasta los 18 años debes presentar certificado de estudios para educación formal en Colombia, por institución aprobada en Colombia o con resolución de aprobación. Debe constar un mínimo de 4 horas diarias o de 80 mensuales. También es válido presentar, fotocopia de la libreta de calificaciones o fotocopia del recibo de pago de pensión o matrícula con sello del banco, con el nombre del estudiante que indique la fecha de inicio y terminación de los estudios.

  • Si existe matrimonio, certificado del mismo.
  • Si fuera unión libre, se debe diligenciar la declaración de Convivencia y Dependencia Económica para Afiliación del Compañero(a) permanente y/o los Hijastros que se encuentra al respaldo del formulario de afiliación, demostrando la existencia de la sociedad marital de hecho no inferior a dos años y demostrando que el trabajador se hace cargo de la manutención del hijastro y convive con él.
  • Si el trabajador ha tenido una sociedad conyugal anterior debe anexar documento donde conste que ha disuelto y liquidado dicha sociedad.
  • Si una trabajadora desea afiliar a sus hijastros, debe adjuntar la custodia (expedida por el ICBF o Juzgado de Familia) de los menores a cargo de su cónyuge o compañero permanente. Para que el trabajador pueda recibir Subsidio por los hijastros, el padre biológico no puede recibir Subsidio por los mismos.
  • Fotocopia de la cédula del trabajador y cónyuge ampliada al 150%.
  • Registro civil de nacimiento con el nombre de los padres.
  • Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años ampliada al 150%.
  • Cédula de los hijos a partir de los 18 años ampliada al 150%.

Desde los 12 años y hasta los 18 años debes presentar certificado de estudios para educación formal en Colombia, por institución aprobada en Colombia o con resolución de aprobación.  Debe constar un mínimo de 4 horas diarias o de 80 mensuales. También es válido presentar, fotocopia de la libreta de calificaciones o fotocopia del recibo de pago de pensión o matrícula con sello del banco, con el nombre del estudiante que indique la fecha de inicio y terminación de los estudios.

  • Fotocopia de la cédula del trabajador y cónyuge ampliada al 150%
  • Registro civil de nacimiento con el nombre de los padres.
  • Fotocopia de la tarjeta de identidad a partir de los 7 años ampliada al 150%.
  • Cédula de los hijos a partir de los 18 años ampliada al 150%.
  • Desde los 12 años y hasta los 18 años certificado de estudios aprobado, con un mínimo de 4 horas diarias o de 80 mensuales; también es válido presentar, fotocopia de la libreta de calificaciones o fotocopia del recibo de pago de pensión con el nombre del estudiante o Certificado de la Institución Educativa con una vigencia no superior a 2 meses.
  • Partida de defunción del padre y la madre del trabajador

Diligenciar la Declaración de convivencia y Dependencia Económica para la afiliación de los hermanos huérfanos de padre y madre que se encuentra al respaldo del formulario de afiliación, en donde consta que viven y dependen económicamente del trabajador.

  • Fotocopia de la cédula del trabajador ampliada al 150%.
  • Registro Civil del trabajador con el nombre de los padres.
  • Fotocopia de la cédula de los padres ampliada al 150%
  • Diligenciar la Declaración informando que no reciben pensión, salario y/o renta, para afiliación de los padres del trabajador, documento que se encuentra al respaldo del formulario de afiliación.
  • Certificado de la EPS en la cual este el padre mayor de 60 años que se va a afiliar, indicando el tipo de cotizante.

Los padres deben depender económicamente del trabajador y convivir con él.

Certificado expedido por un Médico de Salud Ocupacional donde conste el porcentaje de discapacidad para trabajar en el formulario que para el efecto determinó la Ley 100 o Médico Legista si en el municipio no hay Médico de Salud Ocupacional.

Hola

Certificados de escolaridad:

Recuerda que debes actualizar tu certificado escolar para no perder el derecho a tus subsidios ni a la cuota monetaria.

Desde los 12 años y hasta los 18 años debes presentar certificado de estudios para educación formal en Colombia, por institución aprobada en Colombia o con resolución de aprobación.  

Debe constar  un mínimo de 4 horas diarias o de 80 mensuales. También es válido presentar, fotocopia de la libreta de calificaciones o fotocopia del recibo de pago de pensión o matrícula con sello del banco, con el nombre del estudiante que indique la fecha de inicio y terminación de los estudios.

Para Colegios calendario A: Debes traer el certificado escolar a comienzo de cada año y es válido de marzo a marzo del siguiente año.

Para Colegios calendario B o certificados escolares de otros países: Debes traer el certificado escolar hacia mitad de cada año y es válido de agosto a agosto del siguiente año.

Para Universidades o Centros Educativos por semestres: Los certificados escolares son válidos semestralmente.

Primer semestre: Debes presentar certificado a comienzos de año para el primer semestre y te sirven de enero 1 a junio 30 de cada año

Segundo semestre: Debes presentar certificado a mitad de año para el segundo semestre y te sirven de julio 1 a diciembre 30 de cada año

Para cursos varios de educación formal serán válidos por el tiempo que estipule el certificado y lo debes volver a actualizar.

No se pueden recibir certificados de academias de inglés o cursos varios que no sean para Educación Formal.

Citando la Ley dice: “Si el trabajador no ha aportado las pruebas necesarias, para acreditar que tiene derecho al subsidio familiar, caduca la cuota correspondiente mes a mes, al mes subsiguiente siempre y cuando el empleador haya pagado oportunamente los aportes de ley.

Es decir que si nos has actualizado el certificado como te indicamos, sólo se reconocerán por Ley dos meses retroactivos al momento de la presentación de certificado.

  • La actualización de la escolaridad se realiza una vez al año, si el trabajador la presentó dos meses antes a la fecha de generación masiva, no es necesario que la vuelva a presentar, en caso contrario debe anexar los documentos de escolaridad requeridos según la afiliación.
  • En todos los casos deben anexar la fotocopia de la cédula del trabajador ampliada al 150%.
  • Si tienes nuevas personas a cargo, es necesario que anexe los documentos de ellos.

Si entre la fecha de retiro y la nueva afiliación, las personas a cargo han cambiado de documento de identidad (registro civil a tarjeta de identidad o tarjeta de identidad a cédula) se debe anexar fotocopia de éste ampliada al 150%

El reporte de las novedades lo deben hacer los empleadores a través del Operador de Información (Asopagos) por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Novedades que se reportan

Retiro de trabajadores afiliados a la Caja

El sistema efectuará el retiro automático del trabajador, los grupos familiares y las personas a cargo que tienen activas al momento de la novedad.

Cambio en Jornada laborada y salario básico

Registre automáticamente los cambios en los días cotizados y en el salario básico de los trabajadores reportados por PILA, con base en esta información se verifica si tiene derecho al Subsidio en Dinero (requiere un mínimo de noventa y seis (96) horas laboradas en el mes y medio salario mínimo mensual legal vigente).

Reingreso de trabajadores con afiliación anterior

La novedad de ingreso reportada por PILA automáticamente refleja en el sistema y el trabajador y su (s) grupo (s) familiar (es) y persona (s) a cargo que estaban afiliadas en el momento del retiro se activan (máximo once meses anteriores al actual). En caso que las novedades de retiro e ingreso o viceversa del trabajador sean reportadas el mismo mes, la empresa debe diligenciar el formulario de reingreso o retiro de trabajadores.

Trabajadores afiliados a la Caja que no estén reportados en el archivo generado por PILA

La Caja retira de la base de datos los trabajadores que no estén reportados en el archivo PILA, para evitar el cobro indebido del Subsidio Familiar.

Incapacidad mayor a 18 días: Los trabajadores afiliados que tengan reportado en el archivo generado por Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) incapacidad general o accidente de trabajo mayores a 18 días, no se les paga la cuota monetaria de forma automática, para cancelar la cuota monetaria correspondiente es necesario presentar fotocopia de la incapacidad elaborada por la EPS, en el área de Subsidios sede La 50 para Manizales y en las sedes de cada municipio.

Novedades que se informan a través del formulario de afiliación

Este formulario sólo se diligencia cuando:

  • Cuando la persona se va a afiliar a la Caja por primera vez en su vida laboral.
  • Cuando el trabajador se va a afiliar a la Caja por la empresa y éste no ha estado afiliado durante los últimos once meses.
  • Cuando la empresa va a afiliar trabajadores que laboran simultáneamente en otras empresas relacionando la información de las otras empresas donde labora.
  • Cuando el trabajador va a adicionar personas a cargo.

Contacto

+57 (6) 878 31 11 – Ext 1374

Zona de descargas

Vínculos de Interés

En Tu Caja

Siempre tenemos algo para darte

null

Protección al Cesante

null

Información de sus trabajadores

null

Gestión del bienestar

null

Confamilias solidarias